Dlhé alebo nudné porady znižujú produktivitu firmy. Ak ich orežete na nutné minimum, urobíte svojim ľuďom len dobre a zvýšite čas, ktorý im zostane na produktívnu prácu.
Aprílová Harvard Business Review uviedla, že v jednej veľkej spoločnosti pohltil čas pracovníkov strávený na poradách až 300.000 hodín ročne. To je obrovské množstvo času. Ale len 7.000 hodín strávili manažéri skutočne na poradách. Zvyšok tvorili prípravné porady a stretnutia tímov, ktoré na skutočných poradách reportovali výsledky.
Do práce nechodíme kvôli poradám. Kedysi boli porady súčasťou práce, ale postupne zdegradovali na celofiremnú príťaž.
Pozrime sa na to triezvo: Čas strávený poradami nemusí byť úplne premárnený. Pre začínajúcich alebo nerozhľadených pracovníkov vytvára porada priestor, kde sa môžu učiť, prispievať a ukazovať, čo v nich je. Efektívne porady zvyšujú pracovnú morálku a nasadenie pracovníkov, ktorí na nich dostávajú lepší prehľad a dokážu sa samostatnejšie orientovať. Neefektívne porady dosahujú pravý opak.
Nie každá situácia si vyžaduje urobiť poradu. Ale už sme si na porady ako nástroj komunikácie zvykli natoľko, že nehľadáme iné možnosti. Takisto nie každá osoba je najproduktívnejšia na porade. Napríklad technici často vo väčších diskusiách mlčia, pretože potrebujú najprv čas, aby si mohli premyslieť svoju odpoveď. V tomto prípade je lepšie priame stretnutie dvoch-troch osôb a rýchly a vecný rozhovor.
Aj v prípadoch, kedy sa zíde viac ľudí, sa dá efektivita zvýšiť napríklad tak, že si zvolávajúci premyslí, koho skutočne na porade potrebuje mať, aby sa veci mohli riešiť. Takisto pomôže stanoviť a dodržať časový harmonogram a najdôležitejšie body hodiť vopred na slajdy. Toto nemusí robiť samotný manažér; stačí, keď tým poverí niektorého svojho pracovníka.
Ešte iný krok bojuje s tým, že ľudia na poradách radšej nehovoria svoj názor alebo súhlasia s niekým iným, len aby sa neexponovali. Keď však dvaja ľudia na porade sú toho istého názoru, jedného z nich nepotrebujete. Pomôže, ak jedného účastníka porady poveríte tým, aby hral „diablovho advokáta“, ktorého úlohou bude spochybňovať konvenčné myslenie a prístupy. Naopak, ak máte tím negativistov, poverte jedného z nich „núteným optimizmom“ a hľadaním dobrého a schodného v každom návrhu. Toto pomáha ľuďom prichádzať s vlastnými predstavami, pretože v tíme majú aspoň jedného človeka, ktorého úlohou bude podržať ich.
Posielanie pozvánok tým správnym ľuďom je len začiatok. Keď pripojíme k pozvánke agendu, dávame možnosť účastníkom pripraviť sa a vytvárame predpoklad pre hladký priebeh mítingu. Agenda by mala obsahovať, o čom sa bude hovoriť a aký cieľ sa má poradou dosiahnuť, napr. aké rozhodnutie treba urobiť. Potrebuje dávať ľuďom perspektívu o akcii, do ktorej idú, nie podrobný rozpis na minúty.
To však neznamená, že čas by bol zanedbateľná veličina. Účastníci potrebujú vedieť, koľko času poradou strávia a koľko minút je určených na ktorú tému – aj to totiž vypovedá o dôležitosti tém a núti ich pripraviť si názor.
Keď však je agenda taká dôležitá, prečo ju manažéri nepoužívajú častejšie? Najčastejšie kvôli mentalite „zvolajme poradu, aby sme zistili, čo si o tom vôbec myslíme“. Miesto vlastnej úvahy sa zaneprázdnený manažér spolieha, že na porade z reakcií svojich ľudí zistí, čo si má o veci myslieť a ako má rozhodnúť. Príprava agendy však urýchľuje proces a tým pádom šetrí čas všetkých zúčastnených.
Prípravou agendy to však nekončí. Počas porady si treba dávať pozor a nenechať diskusiu skĺznuť od témy. Jeden z dobrých ťahov je na začiatku porady ešte raz prejsť agendu a ak sa vynorí niečo, čo by bolo vhodnejšie na inú poradu, odsunie sa to bokom a naplánuje sa nové stretnutie.
Ďalšia vec je zabezpečiť, že budú účastníci na porade duševne prítomní. To už závisí od kreativity zvolávajúceho. Jeden dobrý trik je začať vtipom, čo uvoľní atmosféru a preladí ľudí na voľnejší štýl komunikácie a myslenia.
Niektorí manažéri to robia tak, že robia „porady postojačky“, aby udržali komentovanie na uzde. Porady postojačky trvajú obvykle 10 minút, nie viac. Navyše sú účastníci pohyblivejší, čo značí, že budú ochotnejší aj meniť uhly pohľadu a skúšať nové.
Preto sú v poslednom čase čoraz populárnejšie „porady chodiačky“. Chodenie počas porady podľa Stanfordskej univerzity zvyšuje kreativitu príspevkov o 60% počas najbližších 6-8 minút. Ak teda potrebujete vniesť extra kreativitu do mítingu, zapríčiňte pohyb účastníkov a brainstormujte pritom.
1,521 total views, 1 views today
