Podobne ako pri pretekoch Formule 1 ovplyvňuje spôsob, akým projekt zahájime, jeho celý priebeh a úspech. Väčšinou pri začiatku projektu nemáme veľa času k dispozícii a tak príliš rýchlo prejdeme na realizáciu projektu a preskočíme veľkú časť prípravných prác. Síce na prvý pohľad ušetríme čas, ale spätne musíme potom veci korigovať alebo znovu definovať.
Čo potrebuje projektový vedúci vziať do úvahy, aby zabezpečil úspešný priebeh projektu?
Vyjasniť si cieľ so zadávateľom projektu.
Veľmi často sa projekty začínajú bez toho, aby boli presne formulované ciele a očakávania na projekt. To často vedie k problémom a vnímanému neúspechu. Nevyjasnené zadanie je najbezpečnejšia cesta, ako spackať projekt a frustrovať každého, kto s ním prišiel do styku. Takže treba so zadávateľom vyjasniť tieto veci:
- Ako presne znie názov projektu? („Nomen est omen.“)
- Čo sa má projektom dosiahnuť?
- Podľa akých kritérií sa bude výsledok posudzovať?
- Aký úžitok si od projektu sľubuje podnik, zadávateľ, projektový vedúci, členovia tímu?
- Čo pri projekte nesmie nastať?
- Ako vyzerá rozpočet projektu?
- Kto projekt bude viesť?
- Ako je projekt časovo naplánovaný?
- Kto a do akej miery patrí do projektového tímu?
- Aké sú styčné plochy s inými projektmi?
- Ako majú vyzerať informácie o projekte pre jednotlivých stakeholderov (zainteresovaných)?
- Kedy sa projekt bude považovať za ukončený?
Vytvoriť silný projektový tím.
Len so silným tímom dosiahnete výborné výsledky – a preto venujte zostaveniu tímu potrebný čas a pozornosť! Zle zvolený tím bude odďaľovať dosiahnutie cieľov projektu, pretože bude viesť bitky medzi sebou. Preto na začiatku urobte workshop, kde:
- umožníte ľuďom spoznať sa navzájom
- vyjasníte si osobné očakávania jednotlivých členov tímu
- vyjasníte si klebety a neoverené informácie
- dohodnete si pravidlá spolupráce
- dohodnete si pracovnú metódu
- zanalyzujete si silné a slabé stránky tímu
- zavediete si pravidlá pre narábanie s konfliktmi.
Zostaviť mapu stakeholderov.
Sem môžu patriť zadávateľ, iné útvary, zákazníci, odbory a iní stakeholderi. Zapíšte si každého, koho sa projekt nejakým spôsobom dotýka, a identifikujte jeho vplyv (pozitívny/negatívny, silný/slabý, viditeľný/neviditeľný, bezprostredný/sprostredkovaný a pod.)
Analyzovať históriu projektu.
V nej sa môžu skrývať dôležité kamene úrazu. Niekedy po preskúmaní histórie vzniku projektu zistíte, že nemáte nádej na úspech. Vyjasnite si:
- Ako vyzerá história projektu?
- Ktorá generácia projektu je toto?
- Z čoho vznikol nápad na projekt?
- Kto s myšlienkou projektu prišiel?
- Ako projekt vznikol?
- Kde sú možné zádrhele a pasce?
Naplánovať projekt.
Plán projektu vyjasňuje, ako sa bude projekt odvíjať. Definujte čiastkové úlohy a podprojekty. Vyjasnite s členmi tímu zodpovednosti a kompetencie pri čiastkových úlohách. Plánujte etapy a ich míľniky precízne. Nezabudnite na nárazníky na vykrývanie sklzov.
Kto bude „obeť“ projektu?
Projekt obvykle zasiahne viac ľudí, než si pôvodne myslíme. Napíšte si, kto bude projektom zasiahnutý, a pokúste sa týchto ľudí do projektu nejakým spôsobom zapojiť – ako pomocníkov, poradcov, testerov. Pravidelne ich informujte o priebehu.
Pár pravidiel na záver
- Nepreberajte projekty, ktoré nedosahujú vaše minimálne požiadavky!
- Vybudujte si so stakeholdermi pevné vzťahy!
- Neriskujte dôveru stakeholderov voči vám!
- Pri každom projekte je viac stakeholderov, ako si pôvodne myslíme!
- Nepreberajte projekt, v ktorý neveríte!
- Váš zadávateľ je váš najdôležitejší zákazník!
1,319 total views, 5 views today
