Plánovanie je považované za jednu z najstarších ľudských aktivít založených na schopnosti ľudí predvídať budúcnosť. Je cieľavedomým procesom vytyčovania cieľov a im zodpovedajúcich ciest, zdrojov a prostriedkov tak, aby umožnili podniku, firme, spoločnosti, dopracovať sa k týmto cieľom.
Zo všetkých funkcií riadenia má prioritu plánovací proces, ktorý zároveň slúži aj pre kontrolu. Plán musí byť základom pre aktivitu manažérov v procese tvorby, udržiavania a vytvárania podmienok a prostredia pre zamestnancov tak, aby účinne dosiahli spoločne vytýčené ciele. Jednou z najdôležitejších zložiek plánovacieho procesu je plánovanie ľudských zdrojov, ktorého základom je poznanie strategických cieľov spoločnosti a taktiež poznanie spôsobov ich napĺňania. Ďalším prvkom plánovania ľudských zdrojov je identifikovanie potreby zamestnancov na základe prvkov, ako sú potreba pracovných miest (PM), fluktuácia, a podobne.
Spoločnosť Slovenská pošta v posledných rokoch prechádza neustálymi zmenami, ktoré vyvoláva vonkajšie ale aj vnútorné prostredie a ak chce byť efektívnym a konkurencieschopným podnikom musí pristupovať k zmene spôsobu svojho fungovania. To si zároveň vyžaduje, aby aj pri realizácii týchto zmien bola flexibilnejšia aj v oblasti plánovania ľudských zdrojov. Dôležitú úlohu v procese týchto zmien zohráva proces organizácie práce a zamestnanosti, najmä pri odhaľovaní rezerv v oblasti organizácie práce a potrebného počtu pracovných miest. Zriaďovanie a rušenie pracovných miest bolo vždy stanovované na nejakom opodstatnenom základe a v podmienkach spoločnosti Slovenská pošta predovšetkým na základe zmien v technológii, v organizácii práce na jednotlivých pracoviskách, v skladbe ponúkaných produktov a služieb a v neposlednom rade v modernizácii technického vybavenia, zavádzania automatizácie a podobne.
Slovenská pošta využíva pre hodnotenie organizácie práce a potreby pracovných miest nové nástroje – systémy a metódy založené predovšetkým na matematicko – analytických metódach. Tieto systémy a metódy začala uplatňovať od roku 2006, kedy dospela k záveru, že je potrebné zrušiť dovtedy používané systémy založené na normách spotreby práce, ktoré sa pre plánovanie počtu a optimalizáciu zamestnancov javili ako nástroj neefektívny a neflexibilný. Navyše pre svoj rozsah predstavovali obrovskú záťaž na ich udržiavanie, aktualizáciu a zároveň neumožňovali v potrebnej miere analyzovať organizáciu práce na jednotlivých prevádzkových strediskách (poštách) a identifikovať vypočítané potreby pracovných miest na konkrétne pracoviská.
Tieto nové systémy a metódy sú rôzne a výber najvhodnejšej z nich závisí od povahy činností, charakteru organizačného útvaru a požadovaného výstupu. V rámci spoločnosti Slovenská pošta sa predovšetkým využívajú nasledovné systémy a metódy hodnotenia:
- Systém hodnotenia potreby pracovných miest vo vnútornej službe pôšt
- Systém hodnotenia potreby pracovných miest doručovacích rajónov
- Metóda špecializovaného auditu
Hodnotenie potreby pracovných miest vo vnútornej službe pôšt
V oblasti zamestnanosti sa hodnotenie realizuje prostredníctvom výpočtu, na základe ktorého sa vypočíta potreba pracovných miest vo vnútornej službe pôšt. Pre vysvetlenie uvádzame, že vnútorná služba pošty predstavuje pracoviská, ktoré verejnosti poskytujú poštové služby, úplne zjednodušene povedané, sú to pracoviská priehradiek, pracoviská v zázemí pošty a samozrejme pracoviská vedúcich zamestnancov. Do systému výpočtu vstupujú vybrané produkty a ukazovatele, ktoré pre spoločnosť prinášajú najvyššie výnosy a ktoré sú vykazované mesačne jednotlivými prevádzkovými strediskami (poštami) do štatistických záznamov na to určených. Množstvo týchto ukazovateľov tvorí potom základ pre vykonanie výpočtu. Z dôvodu rozdielností v rozsahu vykonávaných činností príjmu a dodaja pri poskytovaní listových a balíkových služieb sú pošty rozdelené do nasledovných kategórií:
a) V rámci poskytovania listových služieb
- L1 – dodávacia pošta (zabezpečuje príjem aj dodaj listov),
- L2 – podávacia pošta (zabezpečuje príjem listov),
- L3 – podávacia pošta (zabezpečuje príjem a výdaj oznámených listov a listov z P. O. Boxov).
b) V rámci poskytovania balíkových služieb
- B1– dodávacia pošta (zabezpečuje príjem aj dodaj balíkov),
- B2– podávacia pošta (zabezpečuje príjem balíkov),
- B3– podávacia pošta (zabezpečuje príjem balíkov a dodaj oznámených balíkov a balíkov určených na vyzdvihnutie adresátom).
Základný princíp výpočtu spočíva v zhodnotení množstva práce vynaloženej zamestnancami vo vnútornej službe pošty na zabezpečenie činností vykonávaných v zmysle technologických postupov. Množstvo práce je vyjadrené stanovenou produktivitou práce pre jednotlivé produkty a činnosti v rámci poskytovaných služieb podľa uvedených kategórií pôšt a množstva spracovaných produktov za vybrané hodnotené obdobie. Hodnoteným obdobím je spravidla obdobie dvanástich mesiacov kalendárneho roka. V prípade potreby môže byť zvolené aj iné obdobie.
Produktivita práce vyjadruje objem spracovaných produktov za danú službu alebo činnosť, ktoré je zamestnanec schopný spracovať za ustanovený fond pracovného času. Potreba pracovných miest za danú službu alebo činnosť sa vypočíta ako podiel objemu spracovaných produktov za hodnotené obdobie a stanovenej produktivity práce pre danú službu alebo činnosť.
kde: PM = potreba pracovných miest za danú službu, alebo činnosť,
Q = objem spracovaných produktov za danú službu, alebo činnosť,
P = stanovená produktivita práce pre danú službu, alebo činnosť.
Celková potreba pracovných miest za poštu je potom súčtom vypočítaných potrieb pracovných miest jednotlivých služieb a činností. Rozdiel celkovej vypočítanej potreby pracovných miest za poštu a schváleného systemizovaného počtu pracovných miest za poštu k určenému dátumu vyjadruje rozdiel v potrebe. Kladná hodnota rozdielu nám predstavuje potrebu (nedostatok) pracovných miest a záporná hodnota úsporu (nadstav) pracovných miest. Príklad výsledkov takéhoto výpočtu je uvedený v Tabuľke č. 1.
Hodnotenie potreby pracovných miest doručovacích rajónov
Toto hodnotenie sa realizuje prostredníctvom výpočtu, na základe ktorého sa vypočíta potreba pracovných miest pre doručovaciu službu podľa jednotlivých doručovacích rajónov. Systém je založený na princípe komplexného zhodnotenia doručovacieho rajónu z pohľadu objemu doručovaných produktov pre adresátov, prekonávanej vzdialenosti na pochôdzke v kilometroch a iných činností, ktoré poštoví doručovatelia vykonávajú v rozsahu stanovených technologických postupov. Aj tento systém výpočtu, podobne ako systém výpočtu pre vnútornú službu pôšt, je založený na princípe zhodnotenia množstva práce vynaloženej na zabezpečenie činností vykonávaných poštovými doručovateľmi. Množstvo práce je vyjadrené stanovenou hodnotou produktivity práce pre jednotlivé produkty a množstvom spracovaných produktov v rámci poskytovaných služieb. Je potrebné zdôrazniť, že tento systém výpočtu je náročnejší oproti predchádzajúcemu, pretože do neho vstupujú okrem faktorov produktových aj faktory pochôdzkové. Doručovacie rajóny sú rozdelené podľa druhov a typov nasledovne:
a) podľa druhov
- – M – miestny – nachádzajúci sa v mieste sídla pošty,
- – C – cezpoľný – nachádzajúci sa mimo sídla pošty,
- – K – kombinovaný – kombinácia miestneho a cezpoľného,
b) podľa typu zástavby
- – P1 – rodinné domy (zástavba rodinných domov),
- – P2 – bytový (viacbytové budovy),
- – P3 – firemný.
Pochôdzka je vo výpočte zohľadnená konkrétnym počtom prekonanej vzdialenosti v kilometroch podľa spôsobov jej vykonávania. Prekonávaná vzdialenosť na pochôdzke je rozdelená na nasledovné spôsoby:
- – peši,
- – bicyklom,
- – motorizovaným prostriedkom (automobil, autobus, MHD a podobne).
- – motocyklom,
Pre každý uvedený spôsob sú stanovené časové ohodnotenia prekonania jednotkovej vzdialenosti v minútach. Súčin jednotkovej vzdialenosti a celkovej prekonanej vzdialenosti vyjadruje čas potrebný na prekonanie pochôdzky, z ktorého sa potom vypočíta potreba pracovného miesta.
Celková potreba za doručovací rajón predstavuje potom súčet potrieb za jednotlivé produkty a potreby za pochôdzkovú časť.
Rozdiel celkovej vypočítanej potreby za doručovací rajón a schváleného systemizovaného počtu pracovného miesta k určenému dátumu vyjadruje rozdiel v potrebe. Podobne ako pri výpočte vnútornej služby pošty, aj tu kladná hodnota rozdielu predstavuje potrebu (nedostatok) pracovných miest a záporná hodnota úsporu (nadstav) pracovných miest. Príklad výsledkov takéhoto výpočtu je uvedený v Tabuľke č. 2.
Obidva systémy zohľadňujú v čo najväčšej možnej miere všetky špecifiká jednotlivých pôšt a doručovacích rajónov tak, aby výpočty poskytovali čo najobjektívnejšie výsledky.
Špecializovaný audit
Je metódou založenou na princípe monitorovania jednotlivých pracovísk spôsobom empirických meraní a vykonávaných analýz v oblasti využívania fondu pracovného času, organizácie práce, intenzity záujmu klientov o poskytovanie poštových služieb v čase otváracích hodín pre verejnosť, objemu spracovávaných produktov v rozsahu technologických postupov a iných skutočností zistených v priebehu monitorovania. Špecializovaný audit vykonávajú zamestnanci špecializovaného organizačného útvaru, ktorý je zriadený na úseku ľudských zdrojov pre účely zabezpečenia tejto činnosti. Zamestnanci tohto útvaru vykonávajú činnosť monitorovania priamo na pracoviskách dotknutého prevádzkového strediska (pošty). Z vykonaného auditu je vypracovaná záverečná správa, súčasťou ktorej sú okrem zhodnotenia súčasného stavu, popisu zistených skutočností, vyhotovených analýz, aj návrhy na riešenie zmien v organizácii práce a potreby pracovných miest. Výhodou tejto metódy je, že sa môže aplikovať aj na pracoviská ostatných prevádzkových stredísk a organizačných útvarov spoločnosti, nielen na pracoviská pôšt.
Z tohto stručného popisu vyplýva, že sme schopní manažérom našej spoločnosti, vedúcim zamestnancom ako aj radovým zamestnancom preukázať opodstatnenosť prijímaných opatrení a ponúknuť pomocný nástroj v uvedenej oblasti, čo v minulom období, nebolo vždy možné. Zároveň im tieto nové metódy a systémy poskytujú aj nástroj, ktorý im umožňuje stanoviť potrebu pracovných miest nielen z hľadiska ich počtu, ale aj rozsahu týždenného pracovného času podľa jednotlivých pracovných pozícií.
Prínos týchto systémov a metód pre našu spoločnosť spočíva predovšetkým:
- v nachádzaní neefektívnych miest v technologických a podporných procesoch,
- v existencii jednotného systému pre oblasť hodnotenia organizácie práce, potreby pracovných miest a zamestnancov,
- v účasti zamestnancov pri aplikácii týchto systémov a metód a vytvorení podmienok pre zlepšenie ich spokojnosti,
- vo vytvorení podmienok pre napĺňanie cieľov spoločnosti v oblasti efektívnejšieho využívania ľudského potenciálu a stanovovania potrieb pri zavádzaní nových produktov, služieb a plánovaných zmien procesov,
- v existencii efektívneho a flexibilného systému pre hodnotenie organizácie práce a potreby pracovných miest a zamestnancov ako podporného nástroja pre oblasť plánovacieho procesu
- vo zvýšení kvality plánovacieho procesu.
Spoločnosť Slovenská pošta je akciovou spoločnosťou, ktorá poskytuje služby širokej verejnosti prostredníctvom siete svojich pôšt a špecializovaných prevádzkových stredísk. Medzi najdôležitejšie nástroje v procese poskytovania týchto služieb patria ľudské zdroje, ktoré popri informačných a poštových technológiách predstavujú najprogresívnejšiu súčasť rozvoja spoločnosti. Preto im Slovenská pošta venuje mimoriadnu pozornosť hlavne z pohľadu ich rozvoja a efektívneho využívania. Kvalita plánovacieho procesu je odzrkadlením miery úspešnosti spoločnosti.
Záverom je potrebné zdôrazniť, že cieľom plánovania ľudských zdrojov v každom podniku, firme, spoločnosti je predovšetkým vytvorenie podmienok pre oblasť optimalizácie osobných nákladov, v nadväznosti na to aj zvyšovaniu priemernej mzdy zamestnancov a tým aj k zvyšovaniu ich spokojnosti, čo v plnej miere platí aj pre spoločnosť Slovenská pošta.
Autor: Mgr. Kamila Jandzíková, Slovenská pošta, a.s.
4,265 total views, 18 views today
