Spracúvanie osobných údajov sa realizuje pri každodennej činnosti a týka sa každej firmy. Vstup GDPR do účinnosti v máji 2018 vyvolal zvýšený záujem o zaistenie ochrany osobných údajov. Vo veľkej miere vplýva najmä na oblasť HR. Skupina Positive, ktorá poskytuje svojim klientom rozsiahle služby v tejto oblasti, nám v nasledujúcom článku dala odpovede na najčastejšie kladené otázky svojich klientov. Odpovede na tieto zásadné otázky spracúvania osobných údajov v personálnej a mzdovej agende poskytla Mgr. Natália Hučková, ktorá v Skupine Positive pôsobí na pozícii Corporate Attorney a venuje sa implementácii GDPR do procesov činnosti spoločností.
Otázky a odpovede:
V rámci činnosti našej spoločnosti inzerujeme voľné pracovné miesta prostredníctvom vlastnej webovej stránky. Má GDPR dosah na takúto činnosť?
Pri ponuke pracovných miest prostredníctvom webovej stránky Vašej spoločnosti je potrebné, aby ste zaistili udelenie súhlasu so spracúvaním osobných údajov. Záujemcu o pracovnú pozíciu by ste mali informovať, aby spolu so zaslaním životopisu, motivačného listu či iných dokumentov udelil aj súhlas so spracúvaním osobných údajov. Na to, aby takýto súhlas spĺňal všetky v GDPR predpísané náležitosti, odporúčame, aby ste na webovú stránku umiestnili aj jeho vopred formulované znenie, ktoré uchádzač umiestni do sprievodného e-mailu. Samozrejme, udelenie súhlasu môže byť realizované aj prostredníctvom checkboxu na webovej stránke. Nevyhnutnou súčasťou tejto činnosti je poskytnutie informácií o spracúvaní osobných údajov (čl. 13 GDPR) prostredníctvom dokumentu na webovej stránke.
Zároveň v procese obsadzovania voľných pracovných miest využívame služby personálnej agentúry. Ako správne nastaviť spracúvanie osobných údajov vo vzťahu k tejto činnosti?
Personálna agentúra musí disponovať súhlasom so spracúvaním osobných údajov uchádzača. Takýto súhlas by mal personálnu agentúru zároveň oprávňovať na poskytnutie osobných údajov potenciálnym zamestnávateľom. V prípade, ak v rámci ďalšej činnosti oslovuje uchádzača priamo Vaša spoločnosť, a teda spracúva jeho osobné údaje, je potrebné, aby personálna agentúra zaistila udelenie súhlasu so spracúvaním osobných údajov aj pre Vašu spoločnosť.
Ako spracúvať osobné údaje 15-ročného uchádzača o brigádu? Sme povinní informovať rodičov o spracúvaní osobných údajov mladistvého uchádzača?
Uchádzačovi o zamestnanie vo veku 15 – 18 rokov Zákonník práce priznáva pracovnoprávnu subjektivitu. To znamená, že takýto subjekt môže vstupovať do zmluvného vzťahu so zamestnávateľom, a to bez súhlasu jeho zákonného zástupcu (rodiča). Keďže takýto mladistvý uchádzač je schopný uvedomovať si svoje práva a povinnosti vyplývajúce z pracovnoprávneho vzťahu, je schopný posúdiť aj dosah spracúvania osobných údajov. Súhlas, resp. upovedomenie zákonného zástupcu o spracúvaní osobných údajov mladistvého zamestnanca sa teda nevyžaduje.
Ako máme správne viesť databázu uchádzačov o zamestnanie? Na čo dbať pri vedení listinnej ako aj elektronickej evidencie?
Vo vzťahu ku každému uchádzačovi, ktorého osobné údaje spracúvate v rámci Vašej evidencie, je potrebné evidovať aj súhlas so spracúvaním osobných údajov spolu s poskytnutím informácií o spracúvaní osobných údajov. Je vhodné, aby takýto súhlas umožňoval aj oslovenie uchádzača s ponukou voľnej pracovnej pozície v budúcnosti. Pokiaľ súčasná evidencia uchádzačov neobsahuje súhlas so spracúvaním osobných údajov, odporúčame uskutočniť ich výmaz, resp. likvidáciu. Databáza uchádzačov o zamestnanie by mala byť vedená tak, aby umožňovala dodržiavanie lehôt spracúvania.
Ako postupovať vo vzťahu k osobným údajom neprijatého uchádzača o zamestnanie?
S osobnými údajmi neprijatého uchádzača o zamestnanie je potrebné nakladať v súlade s udeleným súhlasom so spracúvaním osobných údajov. Ak bol súhlas udelený len do doby obsadenia pracovnej pozície, je potrebné po tomto okamihu uskutočniť výmaz a likvidáciu osobných údajov, resp. ich anonymizovať. Pokiaľ však spoločnosť má záujem o oslovenie uchádzača s ponukou pracovnej pozície v budúcnosti, je potrebné, aby uchádzač udelil súhlas na výkon takejto činnosti. V takomto prípade je možné viesť databázu uchádzačov, pričom je potrebné zaistiť jej bezpečnosť a dodržanie lehôt spracúvania. Odporúčame zaistiť, aby v rámci vedenia elektronickej evidencie bola daná možnosť notifikácie blížiaceho sa uplynutia lehôt.
Aké sú povinnosti v prípade získavania osobných údajov uchádzača o zamestnanie prostredníctvom pracovných portálov?
Pracovné portály umožňujú v rámci určených služieb zverejnenie životopisov uchádzačov o zamestnanie. V prípade, pokiaľ využívate takéto služby pracovných portálov, je potrebné, aby ste sa oboznámili s podmienkami spracúvania osobných údajov konkrétneho portálu, najmä s existenciou súhlasu so spracúvaním osobných údajov, lehotami, počas ktorých môžete takéhoto uchádzača osloviť a podobne. Zároveň je potrebné, aby ste pri využití takýchto osobných údajov na účely kontaktovania uchádzača o zamestnanie, splnili svoju informačnú povinnosť (čl. 13, resp. 14 GDPR).
Viac informácií o vplyve GDPR na činnosti v HR, ako je to s rotáciou zamestnanca alebo čo by mal zabezpečiť personalista bude prednášať Natália Hučková z Positive už 12. septembra v Bratislave, na 11. ročníku medzinárodnej konferencie New Visions in HR 2018. Najaktuálnejšie informácie o programe a vstupenkách nájdete na www.newvisioninhr2018.sk
Zdroj: In Form Slovakia
4,321 total views, 9 views today
