Ing. Alena Kováčová, Camfil s.r.o.:
Mítingy sa stali dennou súčasťou nášho pracovného života. Ak sú však vedené neorganizovane, sú neefektívne, stávajú sa zbytočnými a v neposlednom rade strácajú čas všetkých zainteresovaných kolegov.
Ako však viesť krátky míting úspešne, zaujímavo a pritom z neho vyťažiť obojstranný benefit – pre zamestnanca aj pre biznis ?
Vo firme sme zaviedli pre administratívu pravidelné mítingy v pondelok – najdôležitejší deň pre nastavenie a zladenie spolupráce oddelení pre dosiahnutie firemných cieľov. Stretnutia sa zúčastňujú kancelárske sily vrátane vedúcich oddelení, približne 20 ľudí. Majú jasné pravidlá – presne stanovený čas, rovnakú štruktúru a stálych účastníkov.
Prostredníctvom „kolečka“ rýchlych príspevkov dokážeme v priebehu 10 – 15 minút týždenne zabezpečiť výmenu informácií, dosiahnuť zaangažovanosť každého účastníka, posilniť tímového ducha, získať okamžitú spätnú väzbu, nájsť rýchle spoločné riešenia a prijať vzájomné dohody. Každý dostane slovo a je na ňom ako v relatívne krátkom čase prijíma a šíri informácie a zároveň sa prezentuje.
Prvým krokom k úspešne zvládnutému mítingu je voľba zručného koordinátora mítingu , člena vedenia, ktorý diskusiu usmerňuje s koncentráciou na podstatné veci, časový priestor a so zreteľom na stratégiu a biznis.
Zefektívnenie nám priniesol aj presun mítingu zo zasadačky za pomyselný okrúhly stôl v priestoroch administratívy, kde mítingujeme v stoji. Týmto opatrením sme ušetrili čas a naučili ľudí sústrediť sa na jadro informácií a problémov.
Príprava na míting je jedným z najdôležitejších predpokladov. Základné informácie o stave objednávok, priebežné finančné výsledky a podobne sú vizualizované na paneli tesne pred začiatkom. Každý vie, za ktorý údaj je zodpovedný a je pripravený ho obhájiť a vysvetliť. Príprava nabáda zamestnancov k plánovaniu a tíme manažmentu a zároveň ich zaväzuje k plneniu termínov. Opakovaná informácia o neukončených úlohách na nasledujúcom mítingu totiž nie je vhodnou prezentáciou práce na sebe.
Ďalším dôležitým faktorom je dochvíľnosť všetkých a predovšetkým vedúcich. Ak mešká nadriadený, a ak sa to nebodaj aj zopakuje, vnem v mysli u niektorých je silnejší ako obsah stretnutia.
Osvedčili sa nám aj občasné predĺžené stretnutia, pri ktorých ďalšiu časť využívame na rýchly cielený brainstorming zameraný na aktuálnu oblasť biznisu.
Pondelkové mítingy sa stali pravidelným spoločným zahájením týždňa a zo strany zamestnancov sú pozitívne vnímané.
Často rozmýšľam, akú budúcnosť má táto forma mítingov v dnešnom digitalizovanom svete, kde všetko je „na webe“. Mítingy cez Lync, video systémy, share pointy a iné IT formy nám dávajú neskutočne veľa možností, ale nikdy nám nenahradia osobný kontakt. Aj preto by mi táto forma klasického mítingu veľmi chýbala. Kombinácia verbálnej aj neverbálnej komunikácie, verbálny aj neverbálny príklad vedúcich, ktorú klasický míting prináša, má určite v našej práci svoje miesto.
Fotografia z tlačenej verzie časopisu.
2,197 total views, 3 views today
